ООО "Информационные Технологические Системы"
Электронные трудовые книжки: алгоритм сдачи отчётности на примере онлайн-сервиса от «Такском»
Вступил в силу закон об электронных трудовых книжках. Все работающие граждане до 31 декабря 2020 года должны предоставить работодателю письменное заявление, в котором следует указать, намерены ли они сохранить трудовую книжку в бумажном варианте, либо соглашаются на перевод книжки в электронный формат. Однако на тех граждан, которые в 2021 году трудоустроятся в первый раз, вся информация кадрового характера будет изначально заноситься и храниться только в электронном виде.
Переход на ЭТК: первые шаги
Чтобы подготовиться к работе с ЭТК, от работодателя требуется провести ряд подготовительных мероприятий:
-
письменно уведомить сотрудников об их праве выбрать электронную или бумажную версию ТК;
-
отредактировать свои локальные нормативные акты, касающиеся ТК;
-
обеспечить необходимый технический уровень кадрового учёта, чтобы в электронном виде передавать информацию в ПФР.
Сведения о трудовой деятельности работодатель может отправлять в ПФР через компанию-оператора электронного документооборота, кабинет страхователя или клиентскую службу территориального органа ПФР.
Алгоритм действий при сдаче отчётности
Согласно закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, с начала 2020 года работодатели сдают сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР по форме «СЗВ-ТД». Отчёт по ней включает сведения о трудоустроенных и уволенных сотрудниках и тех, с кем произошли какие-либо кадровые перестановки (например, повышения или переводы в другие отделы).
Прежде, чем начать работу с новой формой отчёта, работодатель должен пройти регистрацию в системе электронного документооборота ПФР. Для этого нужно отправить по телекоммуникационным каналам связи «Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР» (форма ЗПЭД).
Организации с численностью штата 25 человек и более должны сдавать отчёт СЗВ-ТД в электронном формате. Те же, чей штат меньше хотя бы на одного сотрудника, могут сдавать его в печатной форме.
Ещё одна из новых форм, пришедшая на смену традиционным трудовым книжкам, – «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)». Её также можно найти и заполнить в сервисе «Такскома».
В чём её особенность? Если форма СЗВ-ТД разработана для отчётности перед Пенсионным фондом, то СТД-Р создается и предоставляется только по запросу сотрудника или при его увольнении. Это выписка о трудовой деятельности сотрудника в организации, составленная на основании кадровых документов. Заполненную форму можно распечатать из «Онлайн-Спринтера» и выдать сотруднику.
Сроки сдачи нового отчёта
В 2020 году сведения по форме СЗВ-ТД отправляются в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Если в течение месяца ни одного кадрового события в компании не произошло (приёма на работу, кадровых перестановок, увольнений, написания сотрудниками заявления о выборе формата ТК), то за текущий месяц сведения в ПФР не подаются.
С учётом выходных дней первый отчёт за январь текущего года нужно представить до 17 февраля. Если сотрудник ещё не выбрал форму ТД и не подал заявление, но при этом по нему были кадровые изменения в январе, работодатель заполняет на него форму СЗВ-ТД, оставляя графы про заявление пустыми.
С 1 января 2021 года при увольнении и приёме сотрудников отчёт отправляется не позднее одного рабочего дня после даты, когда произошли эти события.
О переводах на другую работу в 2021 году нужно будет сдавать сведения в виде сводного отчёта, если такие события были в течение месяца. Срок – также не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным.
В компании «Такском» резюмируют: переход на электронные трудовые книжки практически ничего не изменит для организаций в привычном порядке сдачи отчётности. Не нужно устанавливать дополнительное ПО, достаточно сервиса, в котором работодатель привык вести кадровый учёт.
Поэтому в функционал всех своих сервисов для отчётности – «Онлайн-Спринтера», «Доклайнера» и «Референта» – «Такском» уже добавил возможность отправки новых форм. Своевременно обновлять формы документов для удобства своих клиентов – один из главных принципов, на которых компания строит стратегию развития сервисов для отчётности и ЭДО.
Приобрести ПП для электронной сдачи отчетности и электронного документооборота Вы можете обратившись к менеджерам ООО «ИТС» по адресу: г. Белгород, Садовая 2А, оф 515, тел. (4722)23-28-58, 35-36-47