Почему сотрудникам организаций необходима собственная электронная подпись

С 2023 года изменится порядок работы с электронными подписями (ЭП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Текущий 2022 год – переходный. Разберём, почему сотруднику организации важно пользоваться собственной ЭП, а не ЭП, принадлежащей первому лицу организации-работодателя.

I. Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою ЭП

С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели (ИП), нотариусы и первые лица коммерческих организаций получают ЭП в ФНС России. Здесь представлен актуальный перечень налоговых инспекций, где выдаются электронные подписи.

Передача ЭП лицам, отличным от владельца, противоречит ст. 10 Федерального закона № 63-ФЗ. Несмотря на это, распространена практика, когда первые лица передают свои ЭП сотрудникам и даже налоговым представителям или бухгалтерам, работающим на аутсорсе. Эти действия не наказуемы. Но наказываться могут последствия таких действий.

II. Чем опасна передача ЭП другим лицам?

1. Даже если электронный документ фактически заверяет с помощью ЭП кто-то кроме её владельца, то ответственность за такие действия, включая уголовную, несёт именно владелец ЭП. Например, сотрудник фирмы с помощью ЭП руководителя представил в ФНС некорректную отчётность, что стало причиной неполной уплаты суммы налога или нарушения по налоговому вычету. Такие действия могут повлечь судебное разбирательство и ответственность по ст. 122 Налогового кодекса РФ.

2.Недобросовестный сотрудник с помощью ЭП первого лица компании может совершить мошеннические действия с деньгами или активами организации.

3.Компрометация ЭП потенциально влечёт её отзыв по инициативе налоговых органов (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ). Электронные документы, подписанные скомпрометированной ЭП, могут быть признанными недействительными.

III. Почему налоговый представитель не должен использовать ЭП первых лиц организаций

Нередки случаи, когда организация или ИП пользуются услугами налоговых представителей или бухгалтеров-аутсорсеров, просто передавая им USB-токен с ЭП первого лица. Налоговые же представители с одного компьютера отправляют в госорганы отчётность нескольких организаций, заверяя её ЭП разных первых лиц.

В чём здесь риск? К примеру, при сдаче налоговой отчётности ФНС России отслеживает IP- и MAC-адреса компьютеров, с которых она направляется. Налоговики могут сделать вывод, что разные компании и ИП, по сути, не связанные между собой, подконтрольны какому-то одному лицу. Ведь все они сдают отчётность от своего имени с одного компьютера. Вдобавок такое использование ЭП – это признак фиктивного дробления бизнеса (см. п. 8 Письма ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, Письмо ФНС России от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@, п. 11 Письма ФНС России от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).

IV. Как сотрудник организации должен применять ЭП

Напомним, что каждый руководитель или сотрудник отвечает за свои действия и использует только свою подпись.

Первые лица организаций подписывают электронные документы лично – полученной в ФНС электронной подписью.

Сотрудники организаций заверяют электронные документы сами – своей ЭП, оформленной в коммерческом удостоверяющем центре на основании доверенности от первого лица организации на получение такой ЭП.

Налоговый представитель или бухгалтер на аутсорсе заверяют отчётность исключительно собственными ЭП. Для этого заранее от первого лица организации-доверителя на налогового представителя/бухфирму оформляется доверенность по правилам госоргана, куда представляется отчётность.

Снизьте риски при получении в налоговой ЭП на первое лицо – воспользуйтесь услугой «Подготовка к получению ЭП в ФНС».

V. Какие ЭП необходимо оформлять сотрудникам

В течение 2022 года сотрудники организаций оформляют ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Для оформления такой ЭП сотруднику нужны паспорт, СНИЛС и ИНН, а также доверенность от первого лица организации-работодателя на получение подписи.

С 2023 года сотрудники будут получать ЭП физического лица в коммерческих удостоверяющих центрах. Для использования такой ЭП в личных целях никаких дополнительных документов не нужно. А для применения по служебной необходимости потребуется электронная машиночитаемая доверенность, заверенная ЭП первого лица организации-работодателя.

Получите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»

Приобрести программу для ЭДО и отчетности, необходимое оборудование и обновить ПО вы можете, обратившись к менеджерам ООО «ИТС» по адресу: г. Белгород, Садовая 2А, оф 511, тел. (4722)23-28-58, 35-36-47